内容証明の書き方は？例文・法的効力・送り方と注意点を解説

「内容証明を送りたいけれど、書き方や送り方がわからない」

そのような悩みはありませんか？
契約解除や債権回収などに利用される内容証明には文字数や行数などの書式ルールがあり、正しい方法で書かなければ受け付けてもらえません。
また、記載内容に虚偽や不備があると、かえって自分が不利な立場に立たされるおそれがあります。
本記事では、内容証明の基本の書き方から例文、送り方、注意点まで、はじめて内容証明を送る方でも迷わず対応できるよう解説します。

​​内容証明とは？基本と法的効力をおさえよう

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内容証明（内容証明郵便）とは、「いつ・誰が・誰に・どのような内容の文書を送付したか」を郵便局が証明してくれるサービスです。
作成した文書は郵便局に保管され、契約解除や債権回収、時効の完成猶予などによく利用されます。
内容証明のもつ法的効力は以下のとおりです。

ただし、内容証明はあくまで文書の存在を証明するものであり、送っただけで相手に従う義務が発生するわけではありません。
たとえば、未払い金の請求書を内容証明で送っても相手が支払わない場合は、別途法的手続きが必要です。

内容証明の基本的な書き方

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内容証明を書く際は、まず相手の氏名や住所、請求金額などがわかるものを手元に揃え、用紙や書式、文字数などのルールに沿って進める必要があります。
ここでは、内容証明の基本的な書き方について解説します。

作成前に準備するもの

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内容証明の本文を書き始める前に、以下の情報や資料を手元に揃えておきましょう。

内容証明は、相手に配達されるとやり直しができません。
情報が曖昧なまま書き始めると不備が生じるおそれがあるため、思い込みで記載せず確かな情報や資料を手元に置いた状態で書き始めることをおすすめします。

用紙・書式のルール

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用紙の種類やサイズに指定はなく、縦書き・横書きどちらでもかまいません。
使用する用紙については、コピー用紙や便せん、原稿用紙などが使用できます。
用意するのは以下の3通です。

• 内容文書：相手に送付する文書
• 謄本（1通目）：郵便局の保管用
• 謄本（2通目）：差出人の控え用

用紙が複数枚にわたる場合は、すべてのページに契印が必要です。

なお、文書を訂正する場合は、間違えた箇所を二重線で消して正しい文字を上部に記載し、欄外に「◯字削除◯字加入」と書いたうえで訂正箇所に差出人の印鑑を押します。
修正液や修正テープは使用できません。
e内容証明を利用する場合は、パソコンで作成した文書をアップロードするだけで手続きが完了するため紙の文書は不要です。

使用できる文字の種類

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内容証明を書く際に使用できる文字は以下のとおりです。

• ひらがな
• カタカナ
• 漢字
• 数字
• アルファベット（地名・社名などの固有名詞のみ）
• 記号（一般的な記号・括弧・句読点）

上記以外の文字は使用できません。
また、図や表、画像などの挿入もできないため、文章のみで内容を伝える必要があります。

文字数・行数の制限

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内容証明には、1枚あたりの文字数・行数に以下のような制限があります。

厳密にいえば、上記の制限は郵便局の保管用・差出人の控え用の謄本に対するものであり、相手に届く内容文書には決まりがありません。
しかし、内容文書と謄本は同じ内容・書式で作成するのが一般的であるため、上記のルールを守りながら書く必要があると思っておいたほうがよいでしょう。
なお、括弧や句読点も1文字としてカウントされる点に注意してください。
文字数・行数の制限を超える場合は2枚目に続けられますが、枚数が増えるほど料金が加算されます。

本文に記載すべき項目

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内容証明の本文に記載すべき項目は以下のとおりです。

「◯月◯日までに◯◯万円をお支払いください」というように、金額や期限、要求する内容を具体的な数字や日付で記載することが重要です。
複数の解釈ができる曖昧な表現は避けましょう。

内容証明のケース別例文集

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内容証明の書き方は、請求・通知する内容によって異なります。
ここでは、代表的な3つのケースの例文を紹介します。
実際の状況に合わせて、内容を調整してください。

例文1｜未払金請求

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未払金請求の例文です。

期限については、「14日以内」のように具体的な日数で示すことがポイントです。

例文2｜契約解除通知

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契約解除通知の例文です。

損害賠償請求の権利留保とは、契約解除によって生じた損害について、後日あらためて請求する権利を持ち続けるという意思表示です。
明記しておくことで、「契約解除の時点で損害賠償請求権を放棄した」と相手に主張される余地をなくせます。
ただし、損害賠償請求が認められるかどうかはケースによって異なるため、請求を検討する場合は弁護士に相談することをおすすめします。

例文3｜慰謝料請求

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慰謝料請求の例文です。

不倫慰謝料の金額は、数十万円〜300万円程度が相場です。
ただし、いくら請求するのが妥当かは状況によって異なるため、弁護士に相談のうえ決定することをおすすめします。

内容証明を送る2つの方法・費用

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内容証明を送る方法には、郵便局の窓口から送る方法とインターネットを利用する「e内容証明」の2つがあります。
ここでは、それぞれの手順や費用について解説します。

1.郵便局から送る場合

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まずは、郵便局の窓口から送る場合です。
郵便局まで出向く必要はありますが、職員が書式を直接確認してくれるため、はじめて内容証明を送る方でも安心して手続きできるメリットがあります。

郵便局から送る手順

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郵便局から内容証明を送る場合は、以下のものを窓口まで持参します。

手続きの流れは以下のとおりです。

• 1.内容証明を取り扱っている郵便局の窓口に行く
• 2.郵便局の職員が文書の内容・書式を確認する
• 3.問題がなければ封筒に封をして送付完了

なお、内容証明を取り扱っている郵便局は限られています。
最寄りの郵便局が内容証明に対応しているかどうかは、事前に日本郵便の公式サイトで確認しましょう。

郵便局で送る際にかかる費用

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郵便局の窓口から内容証明を送る場合は、以下の費用がかかります。

たとえば以下の条件で送るなら、合計で1,420円かかります。

• 枚数が1枚
• 封筒は定形型
• 損害要償額10万円以内
• 配達証明（差出時）を利用

なお、配達証明とは郵便物が相手に届いたことを証明するオプションサービスです。
配達証明を組み合わせることで、「何を送ったか」に加えて「いつ届いたか」も証明してもらえます。
差出時に申し込むと350円で済みますが、あとから追加で申し込むと480円かかるため、差出時に申し込んだほうが余計な手間や費用を省けます。

参考元:内容証明　ご利用の条件等｜郵便局

2.e内容証明（電子内容証明）を利用する場合

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内容証明は、e内容証明（電子内容証明）を利用してインターネット上で送ることも可能です。
パソコンから専用サイトにアクセスし、文書をアップロードするだけで手続きが完了するため、郵便局に出向く必要がなく24時間365日送付できます。
e内容証明の手順と費用を見ていきましょう。

e内容証明を利用する際の手順

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e内容証明を利用する際の手続きの流れは以下のとおりです。

• 1.日本郵便の「Webゆうびんサービス」にアクセスする
• 2.利用登録をする（無料）
• 3.専用の雛形（Word）をダウンロードし、文書を作成する
• 4.クレジットカードまたは料金後納で料金を支払う
• 5.文書が自動で印刷・封入・発送される
• 6.受取人に正本、差出人に謄本が送付される

Webゆうびんサービスは、メールアドレスがあれば登録できます。
そのほか、パスワードや登録情報、決済方法を入力・選択すればすぐにでも利用可能です。
ただし、登録時と文書作成時には以下の点に注意が必要です。

• 登録時：本登録画面のご利用サービスで必ず「電子内容証明」を選択する
• 文書作成時：サイトからダウンロードできる専用のWord以外で作成しない

サービスの選択忘れや専用雛形を使わずエラーになるのは、はじめて利用する方が陥りやすいミスです。
手順や操作方法について不明な点がある場合は、日本郵便が公開している操作マニュアルを確認しておくとよいでしょう。

e内容証明の利用にかかる費用

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e内容証明を利用する場合、以下のような費用がかかります。

たとえば以下の条件で送るなら、合計で1,645円かかります。

• 枚数が1枚
• 謄本の送付方法は通常送付
• 配達証明を利用

なお、費用は送付条件によって異なります。
文字数が多い場合や複数の相手先に送付する場合は、e内容証明の方がお得になるケースもあります。

参考元:e内容証明（電子内容証明）｜郵便局

内容証明を送付する際の注意点

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内容証明は、裁判で法的な証拠として利用できる書類です。
また、一度送付してしまうと取り消せないため、送付する前に以下の点を確認しておく必要があります。

• 脅迫や強要と受け取られる表現は避ける
• 内容に虚偽や不備があると自分が不利になるおそれがある
• 相手の住所が不明なときは住民票などで確認する

それぞれ見ていきましょう。

脅迫や強要と受け取られる表現は避ける

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たとえば未払い金や慰謝料を請求する際は、相手への怒りからつい強い言葉で記載してしまいたくなるかもしれません。
しかし脅迫や強要にあたる表現を使用すると、内容証明を送付することで脅迫罪（刑法第222条）や恐喝罪（刑法第249条第1項）といった罪に問われるおそれがあります。
そのため、以下のような表現は使わないようにしましょう。

• 「今すぐ支払え」「金を持ってこい」などと命令すること
• 「家族に危害を加える」「家を燃やす」などと脅すこと
• 「SNSで公表する」「会社や取引先にバラす」などとほのめかすこと

内容に虚偽や不備があると自分が不利になるおそれがある

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内容証明に記載する内容は、すべて事実に基づいていなければなりません。
記載した内容が事実と異なる場合、裁判の際に自分の主張を証明できず不利な立場に立たされるおそれがあります。
特に注意したいのは請求金額の記載です。
実際の金額よりも少なく書いてしまうとその金額が請求額とみなされ、多く書いてしまうと根拠のない請求として詐欺や脅迫を疑われかねません。
また、根拠のないまま相手の不正を訴える内容を記載すると、名誉毀損で反対に訴えられる可能性もあります。
実際に、自分で内容証明を作成・送付したあと、裁判に発展してから弁護士に対応を依頼したケースでは、内容証明に記載した一文が相手方に有利な証拠として扱われ、敗訴に至った事例もあります。

相手の住所が不明なときは住民票などで確認する

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相手の住所がわからないときは、住民票や本人登記簿謄本などで確認する必要があります。
相手の正確な住所がわからなければ、内容証明を送付できないためです。
相手が個人で以前の住所がわかる場合は、その市区町村役場に住民票の除票を請求することで現住所を特定できる可能性があります。
通常他人の住民票は取得できませんが、住民基本台帳法第15条の4の規定により、自己の権利行使や義務履行のために必要と認められた場合には第三者でも取得が可能です。
請求の際には、契約書や振込明細書など、請求理由を示す書類の添付を求められるため、どのようなものが必要かを事前に確認しておくとよいでしょう。
また、相手が法人の場合は、法務局で法人登記簿謄本（登記事項証明書）を取得すれば会社の所在地や代表者名を確認できます。
法人登記簿謄本は利害関係の証明が不要であるため、誰でも取得可能です。
なお、相手が不動産を所有しているときは、不動産の登記簿謄本（登記事項証明書）を取得し、所有者欄を確認することで住所を特定できる場合があります。

内容証明を受け取り拒否されたらどうなる？

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内容証明を送付しても、相手に受け取りを拒否されるケースがあります。
受け取りを拒否されると郵便物は差出人に返送されますが、だからといって内容証明の効力がなくなるわけではありません。
ここでは、内容証明を受け取り拒否された場合の対応と法的な扱いについて解説します。

受け取り拒否された郵便物は差出人に返送される

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内容証明を受け取り拒否された場合、郵便物は以下の2パターンで差出人に返送されます。

• 居留守を使った場合：郵便局で7日間保管したあと差出人に返送
• 配達員に受け取らないことを伝えた場合：受取拒否として差出人に返送

なお、居留守による不在と受け取り拒否では、法的な扱いが異なります。
受取拒否の場合は、受け取れる状態であるにもかかわらず意図的に拒否したといえるため、意思表示が相手方のもとに到達したとみなされます。
しかし不在によって郵便物が返送されたときは、到達したとみなされないケースもあるため注意が必要です。

受け取り拒否されても到達したとみなされる場合がある

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内容証明の受け取りを拒否されても、以下のケースに該当する場合は内容証明が相手方に到達したとみなされる場合があります。

クーリングオフ通知については、発送した時点で効力が生じる「発信主義」が採用されています。
そのため事業者が受け取りを拒否しても、消費者のクーリングオフは成立します。
それに対し、契約解除通知や催告などは相手方に到達した時点で効力が生じる「到達主義」が原則です。
ただし、相手が正当な理由なく受け取りを拒否した場合は、到達したとみなされることがあります。

送付した事実が残るため裁判で内容証明の送付を立証できる

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受け取りを拒否されても、内容証明を送付した事実と内容は記録として残ります。
裁判に発展した際は「いつ・どのような内容の通知を送ったか」を客観的に立証できるため、受け取りを拒否した側が「通知を受け取っていない」「そのような文書は知らない」と主張しても到達したとみなされる可能性があります。
受け取りを拒否された場合の対応としては、以下の方法が有効です。

内容証明の作成・対応を弁護士に依頼するメリット

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内容証明は自分で作成・送付できますが、状況によっては弁護士に依頼したほうがスムーズに解決できる場合があります。
ここでは、内容証明の作成・対応を弁護士に依頼するメリットについて解説します。

法律的に正確な文章を作成できる

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弁護士に依頼すれば、法的に正確で不備のない文書を作成してもらえます。
内容証明は相手に支払いや契約解除を促したいときに有効な書面ですが、曖昧な表現や事実と異なる記載があるとかえって自分が不利になってしまうこともあります。
請求金額や期限、契約内容など、少しのミスが裁判に影響する可能性もあるため、自分で作成することに不安があるなら専門家に任せるか、自分が作成したものをチェックしてもらうのがおすすめです。

相手にプレッシャーを与えられる

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弁護士に対応を依頼すると内容証明を弁護士名義で送付してくれるため、本人名義で送るよりも相手に与えるプレッシャーが大きくなります。
一度は居留守を使っても、不在表に弁護士の名前が記載されていれば「受け取らないとまずい」と感じて受け取る人も多いでしょう。
また、「要求に応じなければ法的手続きに移行する」という言葉にも重みが加わるため、相手が任意に応じる可能性が高まります。

法的手続きにスムーズに移行できる

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はじめから弁護士に依頼しておけば、内容証明だけで解決できず裁判に発展したときも、手続きがスムーズに進みやすくなります。
自分で法的手続きを進めるとなると時間や労力がかかりますが、弁護士に手続きを代理してもらえば裁判所とのやりとりや裁判期日での対応も任せられるため、負担を大きく軽減できる点もポイントです。
なお、弁護士費用が心配な場合は弁護士保険の活用も選択肢のひとつです。
弁護士保険に加入していれば、依頼にかかる費用の一部を保険でまかなえるため、費用面のハードルを下げられます。
弁護士保険の詳細については、法人・個人事業主プランはこちら、個人プランはこちらのページを参考にしてください。

まとめ

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内容証明の書き方について解説しました。
内容証明を作成する際は、文字数や行数などの書式ルールを守ることが大前提です。
また、事実に基づいた正確な内容を記載することや、脅迫や強要と受け取られる表現を避けることも重要です。
一度送付してしまうと取り消せないため、送付する前に内容を十分確認しましょう。
内容証明は自分で作成・送付することも可能ですが、請求金額や法的根拠の記載に不安がある場合は弁護士への相談をおすすめします。
弁護士保険に加入していれば費用面のハードルを下げられるため、トラブルに備えて検討してみてください。

内容証明の書き方に関するよくあるご質問

「もしもの高額な支払いに備える」弁護士保険とは？

弁護士保険とは、弁護士に相談・依頼する際の費用を補償してくれる保険です。

保険料の相場は月額3,000円程度です。弁護士費用は、着手金だけでもまとまった金額が必要となり、さらに成功報酬等が加わる場合もあります。

弁護士保険に加入しておけば、こうした費用の補償を受けられるため、万一の際の安心材料になります。

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保険によっては、保険加入後に弁護士保険に加入していることを示す「リーガルカード」や「ステッカー」が配布されるので、トラブルの抑止効果が期待できます。

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